Van 20 tot 22 september 2016 was er voor de vierde keer een benchmarkingoefening bij FAGG, na de edities 2008 en 2012. Deze vergelijkende analyse heet Benchmarking of European Medicines Agencies of BEMA.
Deze oefening biedt de Europese autoriteiten bevoegd in het domein van geneesmiddelen de mogelijkheid om hun performantie te evalueren, om knelpunten in hun organisatie vast te stellen, om meer informatie te verkrijgen over best practices en om verbeteracties in te voeren.
De BEMA-oefening verliep in twee fasen:
- een auto-evaluatie met een aantal fagg-medewerkers die als coördinatoren van de KPI's (Key Performance Indicators) werden aangeduid en een vragenlijst moesten invullen;
- drie assessoren, afkomstig uit het Verenigd Koninkrijk, Finland en Nederland, interviewden heel wat medewerkers van het agentschap over de inhoud van het evaluatierapport dat vooraf door de coördinatoren werd opgesteld. Op het einde van hun bezoek stelden zij hun algemene conclusies voor.
Sterktes en verbeterpunten van fagg
Er werd algemeen gesteld dat fagg goed is georganiseerd met toegewijde medewerkers die in staat zijn om zeer creatief om te gaan met eventuele problemen en beperkingen van middelen. Met een gemiddelde score per KPI van 3,5 op 5 boekt fagg duidelijk vooruitgang, maar er is uiteraard nog ruimte voor verbetering.
Enkele sterktes van fagg onderlijnd in 2016 door de BEMA-assessoren:
- de CEO newsletter communiceert proactief de beslissing van het management naar het personeel;
- het managementplan, vertaald in duidelijke individuele doelstellingen voor het personeel via de jaarlijkse plannings- en evaluatiegesprekken;
- de waarden van fagg gelinkt aan het strategisch plan;
- de transparantie over de werking van het Doorzichtigheidscomité en het Auditcomité van fagg;
- de transparantie over de belangenverklaringen van interne en externe experten;
- de dossiers worden behandeld op basis van een risico-analyse.
Bovendien werden ook enkele mogelijkheden tot verbetering voorgesteld, bijvoorbeeld:
- het integreren van de review van het kwaliteitssysteem in de trimestriële reporting;
- het verder uitbouwen van het risicobeheersysteem zodat het alle kernactiviteiten omvat;
- het bijwerken van het businesscontinuïteitsplan;
- het optimaliseren van de communicatiemethodes met externe evaluatoren;
- het algemeen documenteren van interacties tussen verschillende disciplines;
- het voorzien van meer informatie voor patiënten op de website van het agentschap over klinische proeven.
Het definitieve rapport wordt eind november 2016 verwacht. Aan de hand van deze resultaten zal FAGG verbeteracties bepalen, uitvoeren en evalueren. FAGG streeft op deze manier naar het continue en globaal verbeteren van de werking.