Ter attentie van de houders van VHBs van humane geneesmiddelen : up to date houden van contactgegevens

Om ervoor te zorgen dat de vergunninghouders op de hoogte gehouden worden over de voortgang van hun ingediende dossiers (zowel aanvragen voor het bekomen van een nieuwe vergunning, als variaties, notificaties en vijfjaarlijkse hernieuwingen), worden er door ons IT-systeem automatische mails verstuurd. Op basis van ontvangen foutmeldingen blijkt dat bepaalde e-mailadressen niet meer geldig zijn. Een update van deze gegevens is dan ook nodig.

Het betreft hier de volgende type mails: acknowledgement of receipt, vervolgens payment tracking (ok – not ok), start assessment, round-up en before effect changes. Het versturen van deze mails gebeurt als volgt:

- Acknowledgement of receipt: hiervoor wordt het e-mailadres gebruikt vermeld in het application form van het betrokken dossier.
- Vanaf payment tracking: hiervoor wordt het e-mailadres van de applicant gebruikt dat ter beschikking is in onze databank.
Meer informatie i.v.m. automatische mails, kan u in het document automatic mails terugvinden

Deze e-mailadressen worden door onze medewerkers zo goed mogelijk up to date gehouden. Een uitgebreide analyse van ontvangen foutmeldingen hebben echter uitgewezen dat deze adressen niet altijd meer up to date zijn.

Daarom zouden we graag enkele richtlijnen opnieuw in herinnering willen brengen:

- Het e-mailadres, dat toegevoegd wordt in onze databank, is gebaseerd op het adres vermeld in het application form.
Er wordt daarom aangeraden om zoveel mogelijk met generieke mailboxen te werken. Bij een persoonlijk e-mailadres loopt men immers gemakkelijker het risico dat dit niet meer in gebruik is, dan bij een generieke mailbox.
Verder wordt er gevraagd om hierin consequent te handelen. Het herhaaldelijk hanteren van verschillende adressen maakt het moeilijker voor onze medewerkers om de databank up to date te houden.  Het vermelde adres in het application form zou in principe steeds overeen moeten komen met het adres in onze databank.

- Automatische mails kunnen opgevraagd worden bij het Call Center Registration (registration@fagg.be). Dit team staat ook in voor de opvolging van de ontvangen foutmeldingen. Hou er echter rekening mee dat, indien er geen geldig e-mailadres ter beschikking is, de automatische mails niet herverstuurd kunnen worden.

- Indien de firma het opgegeven e-mailadres wenst te verifiëren of indien de firma dit wenst te wijzigen, is het belangrijk om dit zo snel mogelijk te notifiëren. Om de aanvragen zoveel mogelijk te centraliseren, mag u dit melden via registration@fagg.be.

 

Laatste update op
09/09/2015