Op 16 oktober 2023 gaat het dossier Data Tracking System (DTS) live binnen het FAGG. Deze applicatie vervangt vier MeSeA-applicaties. DTS voorziet in extra functionaliteiten die het doeltreffend beheer van dossiers in het kader van vergunningen voor het in de handel brengen en vigilantie faciliteren.
Op 16 oktober 2023 gaat het dossier Data Tracking System (DTS) live binnen het FAGG. Deze applicatie vervangt vier MeSeA-applicaties (voor behandelen van vergunningen voor het in de handel brengen en vigilantiedossiers voor geneesmiddelen voor menselijk gebruik, voor behandelen van vergunningen voor het in de handel brengen van geneesmiddelen voor diergeneeskundig gebruik, voor behandelen van vergunningen voor het in de handel brengen van kruidengeneesmiddelen en voor behandeling van vergunningen voor het in de handel brengen van homeopathische geneesmiddelen).
DTS voorziet in extra functionaliteiten die het doeltreffend beheer van dossiers in het kader van vergunningen voor het in de handel brengen en vigilantie faciliteren. Het systeem zal later worden verbonden met een eCTD viewer. De eCTD viewer zal de toekomstige compatibiliteit met eCTD 4.0 garanderen.
Om een correcte en vlotte overgang te garanderen, werd ervoor geopteerd de lopende dossiers vanuit de MeSeA-applicaties naar DTS te migreren. Voor de aanvrager betekent dit dat het vorige MeSeA-dossier ID door een DTS ID zal worden vervangen. Het FAGG zal bij elke communicatie voor deze dossiers de beide dossier IDs (van MeSeA en van DTS) vermelden. De automatische e-mails werden ook vernieuwd en zullen het nieuwe DTS-dossier ID vermelden.
Samen met de go-live van DTS wordt het provisiesysteem voor betaling definitief verlaten en wordt vanaf nu via facturatie gewerkt. Wanneer bij de omschakeling van MeSeA naar DTS er nog een resterend bedrag op uw provisie beschikbaar is, zult u een factuur ontvangen. De inning zal gebeuren via de resterende provisie, zolang ze bestaat. Alle andere facturaties blijven ongewijzigd en moeten worden betaald.
Het FAGG herinnert u eraan dat, conform bijlage VII van de financieringswet, de titularis van de registratie of vergunning voor het in de handel brengen (VHB) als retributieplichtige wordt beschouwd voor de dossiers die binnen DTS zullen worden behandeld. Daarom verzoeken we u bij indiening van uw dossier het BTW-nummer van de vergunninghouder in de (electronic) Application Form te vermelden. Wanneer de Application Form hiervoor geen veld voorziet, wordt u verzocht dit nummer in de cover letter te vermelden om het proces van facturatie vlot te laten verlopen. Wanneer u een PO-nummer gebruikt moet u dit in de electronic application form of in de cover letter opnemen.
Werkwijze bij facturatie
Betaal niet vooraf maar op basis van de factuur. Vermeld bij elke betaling de gestructureerde mededeling die op de factuur staat, enkel zo kunnen we de betaling linken aan de juiste factuur, ook wanneer een derde partij (bijvoorbeeld de indiener) ze betaalt.
Verdere verduidelijkingen
- U ontvangt één maandelijkse factuur met alle dossiers van de voorbije maand.
- Elke factuur zal een bijlage hebben met alle details.
- Er kan een PO-nummer worden doorgegeven. Dat zal in de bijlage van de factuur worden opgenomen.
- U vermeldt bij het indienen van uw dossier:
- het BTW-nummer
- de adresgegevens van de vergunninghouder (= wettelijke retributieplichtige) die de factuur moet betalen (wanneer de vergunninghouder niet zelf betaalt, is het hem/haar vrij de factuur door te sturen naar de partij die de betaling zal uitvoeren. Gebruik van het PO-nummer dat in de bijlage van de factuur wordt vermeld, kan hierbij helpen) - Het FAGG is overgeschakeld naar digitale facturatie. Stuur uw e-mailadres voor facturatie naar fin@fagg.be of meld u aan voor facturatie via Peppol.
- Eventuele bankkosten voor betalingen vanuit het buitenland mogen niet ten laste worden gelegd van het FAGG. Deze kosten zijn voor rekening van de betaler.
Op deze werkwijze staan we geen uitzonderingen toe.
Goed om te weten
- Facturatie voor dossiers die nieuw worden opgeladen in DTS. Ze zijn herkenbaar door een ID die start met 400.
- Provisies blijven geldig voor:
- lopende MeSeA-dossiers die voor verdere opvolging naar DTS worden gemigreerd. DTS dossier IDs starten met 100.
- MeSeA-dossiers: het dossier ID start met een andere cijfercombinatie.